Créez des guides d'utilisation HubSpot pour une équipe efficace

Découvrez comment créer des guides d'utilisation HubSpot pour améliorer les procédures opérationnelles, former vos nouveaux membres et offrir un soutien utilisateur constant.

Avec la nouvelle extension Guide Creator pour HubSpot, vous structurez et documentez vos procédures en temps réel, directement dans votre environnement collaboratif.

L'importance de la documentation dans les services professionnels

Beaucoup de TPE, PME B2B investissent dans HubSpot pour structurer leur prospection, améliorer la relation client ou booster leurs ventes.

Pourtant, un détail essentiel est trop souvent négligé : la documentation du paramétrage et des processus. Ignorer cette nécessité peut mener à des pertes de connaissances, des complications lors des maintenances ou des évolutions, et des difficultés d'adoption et de formation pour les nouvelles recrues.

Exemple un tutoriel sur la création de cet article de blog 

Sans une documentation claire, les entreprises risquent de voir leurs processus ralentis en cas d'absence ou de "départ du responsable CRM". De plus, chaque modification du système peut devenir un casse-tête, retardant la croissance par peur de 'tout casser'. Ainsi, documenter les paramétrages et processus est non seulement essentiel pour maintenir l'efficacité opérationnelle, mais aussi pour garantir la continuité et la pérennité des activités.

Comment capturer des captures d'écran efficaces

Guide Creator de HubSpot permet de créer des guides avec capture dynamique.

Cela permet de garantir la clarté et la fiabilité de vos guides HubSpot, avec des captures d’écran précises qui mettent en valeur chaque étape critique du processus.

Optez pour Guide Creator, l’outil intégré à HubSpot pensé pour les professionnels du B2B : il simplifie la création pas à pas tout en assurant une documentation centralisée et accessible à toute l’équipe, facilitant ainsi l’appropriation des procédures par vos collaborateurs.

Il est également important de légender chaque capture d'écran afin de fournir des explications claires et concises. Cela permet de contextualiser chaque étape et de faciliter la compréhension pour les utilisateurs, qu'ils soient débutants ou expérimentés.

Guide Creator vous permet de structurer vos contenus pédagogiques avec une organisation claire :

• Ajoutez un titre
• Un sous-titre
• Chaque étape sera automatiquement intégrée au fil du guide, garantissant un parcours intuitif et accessible à votre équipe.

Créer des guides visuellement attrayants

Un guide visuellement attrayant accroît l'engagement et la compréhension des utilisateurs.

Utilisez une mise en page claire avec des titres, des sous-titres et des listes à puces pour organiser l'information.

Des visuels bien intégrés, comme des captures d'écran ou des infographies, permettent de rendre les guides plus accessibles et digestes.

Guide Creator permet d'illustrer chaque étape des processus directement dans HubSpot, en centralisant tous vos guides d'utilisation. Cette approche intégrée garantit que les guides restent à jour et facilement accessibles par toute l'équipe, sans avoir besoin de recourir à des outils externes.

Ci-dessous, le tableau de bord centralise l’ensemble des guides créés, offrant une visibilité immédiate et un accès structuré à toutes vos procédures internes.

Partager efficacement vos documents

La centralisation et le partage efficace de vos documents sont essentiels pour garantir que toute l'équipe a accès aux informations nécessaires. Utilisez des plateformes collaboratives comme celles offertes par HubSpot pour stocker et partager vos guides.

Il est important de maintenir une base de référence claire et à jour, accessible à toute l'équipe. Cela permet non seulement de faciliter l'adoption des nouvelles recrues, mais aussi de maintenir une cohérence dans l'application des processus à travers toute l'organisation.

Avantages des tutoriels pour l'équipe

Les tutoriels apportent de nombreux avantages à votre équipe. Ils permettent de réduire la courbe d'apprentissage pour les nouveaux membres, assurent une application cohérente des processus et facilitent le transfert de compétences.

Une documentation bien structurée et illustrée aide à éviter les erreurs et à améliorer l'efficacité opérationnelle.

Chez "Cobound", par exemple, nous avons remarqué une adoption de l'outil HubSpot supérieur de 30% en moyenne grâce à un guide détaillé. Ce type de tutoriels garantit une continuité des opérations et une montée en compétence rapide pour tous les membres de l'équipe.

Atout supplémentaire : Guide Creator est accessible gratuitement, à la différence d’autres plateformes, vous permettant ainsi de déployer rapidement vos procédures structurées tout en maîtrisant vos budgets.

Pour aller plus loin dans la structuration de vos process et accompagner chaque étape de l’adoption, découvrez notre approche d’intégration guidée HubSpot, pensée pour rendre vos équipes rapidement autonomes et engagées sur l’ensemble des modules de la plateforme.