Découvrez comment créer les factures et gérer la facturation depuis Hubspot CRM

Les bases de la facturation avec Hubspot

Avant de se lancer, il est essentiel de comprendre les fonctionnalités offertes par Hubspot : la création de factures, la gestion des paiements et le suivi de la facturation. Un système qui s'adapte à vos besoins, qui nécessite une bonne configuration. HubSpot va proposer uniquement par défaut la facturation avec Stripe mais il existe des alternatives.

La création de factures avec Hubspot est un jeu d'enfant, car elle est automatiquement générée à partir de vos devis ou des lignes de produits.

Pour commencer, la configuration de votre compte Hubspot CRM passe aussi par l'intégration de Stripe. Les étapes sont simples à réaliser et vous pourrez connectez simplement Ajoutez votre compte Stripe à HubSpot pour un paiement par carte bancaire Stripe (B2C) ou le prélèvement SEPA (B2B) nativement.

Pour un service B2B, privilégiez le SEPA plutôt que la carte de crédit. Cette méthode est plus adaptée et efficace pour vos transactions.

Pour les virements classiques avec IBAN, nous allons détailler le processus ci-dessous. 

Créer et personnaliser vos modèles de factures

Votre marque est unique, et vos factures devraient l'être aussi en utilisant un logiciel de facturation. Hubspot vous offre des options de personnalisation qui, pour le moment, se limitent à votre logo.

Cependant, l'intégration des propriétés personnalisées de facturation sera un atout essentiel pour votre processus de facturation, offrant des fonctionnalités utiles pour l'automatisation et les tableaux de bord, et surtout crucial pour la conformité fiscale.

Une facture doit comporter des mentions obligatoires telles que :

• La date d'émission
• Le numéro unique de la facture à configurer.
• La date de la vente ou prestation de service
• Les informations sur le vendeur et l'acheteur
• Le numéro du bon de commande
• L'identification à la TVA
• La description des produits/services, les prix, la TVA, les réductions
• Le total à payer
• L'adresse de facturation, les conditions de paiement, et la garantie légale de conformité.

Vous pouvez retrouver la source de la conformité des factures ici

Ainsi sur HubSpot CRM les indications sont indiqués sur L'entête et en commentaire (image ci-dessous) pour la comptabilité.

Envoyer les factures directement depuis Hubspot

Avec Hubspot, vous pouvez envoyer des factures directement depuis vos transactions ou depuis l'onglet commerce.

2 options s'offre à vous : 

- Créer la facture à partir des produits ou des devis. Vous serez ensuite dirigé vers l'interface d'édition de la facture.

Votre facture peut ensuite être publiée.

Suivre et gérer les paiements efficacement avec votre CRM

Avec Hubspot, le suivi des paiements devient plus simple. Il est facile de voir les paiements en attente, reçus ou en retard. Cette visibilité vous permet de gérer votre trésorerie de manière proactive et d'anticiper les besoins financiers de votre entreprise grâce à hubspot crm. 

Hubspot propose une synchronisation bancaire exclusive avec Stripe. En cas de virement classique, la liaison entre les factures reçues devra être effectuée manuellement.

Vous aurez aussi la possibilité d'indiquer les divers moyens de paiement utilisés pour régler une facture.

Avec un abonnement Hub Pro et d'autres applications SMS, vous allez pouvoir personnaliser votre système de relance de manière innovante et dynamique.

Automatiser la facturation

L'automatisation est le maître mot pour les entreprises qui souhaite gagner du temps. Hubspot vous permet d'automatiser tout le cycle de facturation : de la création de la facture à l'envoi des rappels pour les paiements en retard.

Profitez de la puissance de la puissance des workflows Hubspot CRM pour personnaliser des séquences de relance, programmer des rappels, envoyer des relances. Hubspot devient votre partenaire incontournable pour une gestion financière optimisée et innovante.